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Wie intelligente Automatisierung das Immobilienmanagement vereinfacht

Im Interview mit Dr. Thomas Wagner von der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Warth & Klein Grant Thornton spricht Bernd Litmeyer, Direktor Real Estate der Eucon Digital GmbH, über die Digitalisierung der Immobilienbranche und zeigt auf, wie moderne Technologien die Prozesse rund um das Management von Immobilien einfacher, schneller und vor allem kostengünstiger machen. Den Newsletter können Sie auch hier nachlesen.

Wie intelligente Automatisierung das Immobilienmanagement vereinfacht

Herr Litmeyer, die Digitalisierung stellt Immobilienunternehmen vor Herausforderungen, die es zu meistern gilt. Was sind die wichtigsten Technologietrends? 

Für die Real-Estate-Branche sind neue Zeiten angebrochen. Moderne Technologien wie Künstliche Intelligenz, Machine Learning und Data Analytics eröffnen neue Chancen des Immobilienmanagements, die es zu ergreifen gilt. Mithilfe künstlich-intelligenter Systeme und der damit möglichen Auswertung großer Datenmengen lassen sich Prozesse bis zur vollständigen Dunkelverarbeitung automatisieren. Durchgängig digitalisierte und vernetzte End-to-End-Prozesse, so wie man sie heute bereits von Shoppingportalen oder vom Online-Kauf von Büchern gewohnt ist, sind auch in der Immobilienwirtschaft realisierbar. Dadurch lassen sich erhebliche Kosten- und Effizienzvorteile für Unternehmen realisieren.

Welche Ansatzpunkte gibt es für die Digitalisierung des Immobilienmanagements?

Neben etablierten Lösungen, wie etwa die Automatisierung des Zahlungsverkehrs oder die Nutzung von Handwerkerportalen bei der Instandhaltung, gibt es zahlreiche neue Beispiele, auf welche Weise die Digitalisierung der Immobilienwirtschaft Vorteile bringt. Besonders hervorzuheben sind hier digitale Systeme zur Automatisierung des Dokumenten-Workflows. Mithilfe intelligenter Dokumentenverarbeitung und beschleunigter Arbeitsabläufe erreichen Immobilienmanager mehr Transparenz bei geringeren Kosten und einer höheren Qualität in ihren Prozessen.

Welche Rolle spielen künstlich-intelligente Systeme dabei?

KI verändert die Immobilienbranche und deren Arbeitsweisen und ist bereits in zahlreichen Prozessen im Einsatz. Oft geht es um die Unterstützung oder Entlastung von Mitarbeitern bei Routinetätigkeiten durch die Automatisierung von wiederkehrenden, manuellen Tätigkeiten. Viele der Aufgaben sind regelhaft und folgen einer vorgegebenen Routine. Moderne Systeme, angereichert mit KI-Komponenten, können derartige Geschäftsprozesse automatisieren. Schon heute sind intelligente Systeme auf Basis maschinellen Lernens in der Lage, Sachbearbeitern simple, repetierende Tätigkeiten abzunehmen, und helfen bei Klassifizierung, Routing und Vorprüfung von Dokumenten. Hier stellen wir immer öfter fest, dass zum Beispiel die maschinelle Klassifizierung, sprich die richtige Zuordnung und Beurteilung von Dokumenten, der manuellen Klassifikation qualitativ bereits überlegen ist. Aber auch das Auffinden von relevanten Daten in unstrukturierten Texten ist eine Stärke solcher Werkzeuge.

Welche Rolle übernimmt Eucon bei der Automatisierung von Prozessen im Immobilienmanagement?

Wir analysieren, automatisieren und beschleunigen die Prozesse und bieten Unternehmen intelligente Lösungen zur automatischen Daten- und Dokumentenverarbeitung. So ermöglichen wir ihnen, die Komplexität zu vereinfachen und ihre Wettbewerbsfähigkeit und Performance zu verbessern. Durch die Bereitstellung und Verwaltung sämtlicher Immobiliendokumente in einem System können Beteiligte ihre Aufgaben einfacher erledigen und signifikante Effizienz- und Zeitgewinne realisieren.

Sie sprachen über Ihre Lösung zur automatisierten Rechnungsverarbeitung. Wie muss man sich das vorstellen?

In der Immobilienbranche werden pro Jahr Millionen von Rechnungen ausgetauscht. Rechnungen gehen dabei auf verschiedensten Wegen in Unternehmen ein, per Post, als Fax, als PDF oder auch in hybriden Austauschformaten. Man kann sich das so vorstellen: Die Rechnungen im Papierformat werden in einem ersten Schritt eingescannt. Das Vorliegen der Rechnungen in digitaler Form allein hilft aber noch nicht wirklich weiter. Im Idealfall werden alle Daten einer Eingangsrechnung ausgelesen. Die erfassten Daten werden für die Kontierung und für das nachgelagerte Reporting klassifiziert und kategorisiert und an das ERP-System zur Buchung übergeben. Sollte es Abweichungen zwischen den Stammdaten und den vom Beleg ausgelesenen Informationen geben, können diese im Prozess einfach korrigiert werden. Dies gilt ebenfalls, falls das System bestimmte Werte nicht eindeutig zuordnen konnte. Durch diesen Prozess werden die selbstlernenden Systeme immer besser und rücken der Belegflut mit KI-Algorithmen zu Leibe, was den manuellen Aufwand im Zeitablauf immer weiter verringert. Mit jedem Dokument trainiert sich das intelligente System und unterstützt die Klassifizierung dabei, mit jedem Durchlauf immer besser zu werden.

Wie vereinfachen Sie die Daten- und Dokumentenverarbeitung genau?

Ich möchte Ihnen zwei Beispiele nennen: Im Rechnungsprozess digitalisieren und automatisieren wir zum Beispiel den Dokumenteneingang und die komplette Prozesssteuerung. Der Unterschied zu bisherigen Rechnungsverarbeitungssystemen liegt zum einen darin, dass das System die Rechnungen voll automatisiert erfasst und klassifiziert und dann aufgrund der Informationen auf der Rechnung automatisch erkennt, an wen die Rechnung je nach Sachverhalt zur Freigabe geroutet werden muss. Ein weiterer Unterschied liegt darin, dass die Informationen bis auf Positionsebene erfasst werden, sodass die Transparenz und der Informationsgehalt bei rechnungsübergreifenden Auswertungen sehr groß sind. Ein anderes Beispiel ist die Bewirtschaftung und Verwaltung von Immobilienportfolios. Der wesentliche Treiber sind die Mietvertragsdaten, die im Vertragsverlauf einer ständigen Änderung unterworfen sind. Eine der größten Herausforderungen bei der Immobilienverwaltung ist, die Informationen aus den Papierdokumenten zum einen strukturiert in ein ERP-System zu überführen und zusätzlich indiziert – z.B. in einem Dokumentenmanagementsystem – abzulegen. Neben den eigentlichen Verträgen gibt es weitere vertragsrelevante Dokumente wie Nachträge, Mieterhöhungen oder Rechnungen. Eucon automatisiert den Dokumenten-Workflow, digitalisiert die unstrukturierten Dokumente und transformiert diese in ein Portal, das die komplette Vertragshistorie wiedergibt. Durch diese effiziente Daten- und Dokumentenverwaltung erhalten die Immobilienunternehmen eine große Transparenz auf ihre Daten und Prozesse.

Wie profitieren Immobilienunternehmen von einem intelligenten Rechnungs-Workflow?

Durch die Digitalisierung der Rechnungsbearbeitung lassen sich Zeit und Kosten sparen. Der Aufwand für die manuelle Bearbeitung von Rechnungen wird reduziert bzw. entfällt komplett. Dank integrierter automatischer Regelwerke wird die Rechnung sachlich und rechnerisch geprüft und auf Basis eines vordefinierten Routings in die jeweiligen Workflow-Prozesse übergeben. Mit einem einzigen Klick kann die Rechnung freigegeben und die Zahlung angewiesen werden. Die administrativen Abläufe im Bereich der Rechnungsverarbeitung, Prüfung, Aufgabenrouting und Analyse werden demzufolge drastisch beschleunigt. Dank Ausnutzung von Skonto, Rabattierungen und Vermeidung von Mahngebühren durch fristgerechte Zahlungen werden außerdem die Kosten deutlich reduziert.

Inwieweit lassen sich die gewonnenen Daten für Analysezwecke nutzen?

Alle relevanten Rechnungsinformationen werden bis auf Positionsebene ausgelesen und durch automatische, KI-gestützte Erkennung in eine strukturierte Form gebracht sowie in einer Datenbank gespeichert. Indem wir die Dokumente klassifizieren und kategorisieren, können die gewonnenen Daten über verschiedene Merkmale intelligent ausgewertet werden. So kann man über alle Rechnungsdokumente spezifische Elemente suchen. Die Suchfunktion funktioniert ähnlich einfach, wie wir das von der Google-Suche kennen, und ermöglicht eine freie Suche ebenso wie einen Drill down für spezifische Fragestellungen. Zudem lassen sich durch die Rechnungsinformationen Rückschlüsse ziehen und ggf. entsprechende Vorhersagen treffen. Häuft sich beispielsweise in einem bestimmten Objekt aufgrund von Verschleiß die Zahl der Reparaturrechnungen, liegt vermutlich ein größerer Schaden vor, der genauer betrachtet werden muss. Die Technologie kann damit helfen, durch frühzeitiges Monitoring „Warnzeichen“ zu identifizieren, sodass größere Schäden erst gar nicht entstehen.

Wie können sich Immobilienmanager fit für die Zukunft machen?

Ziel muss es sein, das Immobilienmanagement radikal zu vereinfachen. Entscheidend dafür ist die vollständig digitalisierte Daten- und Dokumentenverarbeitung über alle Prozessteilnehmer hinweg. Für das Immobilienmanagement bedeutet das eine durchgängige End-to End-Digitalisierung der Prozesse, die die Verwaltung von Immobilien unkomplizierter, schneller und effizienter macht. Hier begleiten wir Immobilienunternehmen auf ihrem Weg der digitalen Transformation.

Verfasst von Eucon Digital