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E-Rechnungen: Wie aus der Pflicht eine Chance wird!

Dass im Digitalisierungszeitalter bei Unternehmen meist als erstes das Zahlungs- und Rechnungsmanagement im Fokus steht, ist nachvollziehbar. Mit der EU-Richtlinie 2014/55/EU sind spätestens in diesem Jahr die sogenannten E-Rechnungen für öffentliche Auftraggeber gesetzlich verpflichtend. Und damit auch für Firmen, die mit diesen zusammenarbeiten. Aber kann eine Pflicht nicht auch mittels KI zur Chance werden? Ein Beitrag von Heike Gündling, Managing Director Eucon Digital GmbH. 

E-Rechnungen: Wie aus der Pflicht eine Chance wird!
Was sind E-Rechnungen?

Bereits im Jahr 2014 hat die EU mit der Richtlinie 2014/55/EU die Grundlage und im Sommer 2017 mit der EN 16-931 eine Norm für eine einheitliche, elektronische Rechnungsstellung in Europa geschaffen. In Folge wurden die einzelnen Mitgliedsstaaten damit beauftragt, ihre jeweiligen eigenen und konformen nationalen Standards zu entwickeln und umzusetzen – für Deutschland ist es die sogenannte XRechnung.

Definition

Laut Information der Zentralen Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE) gelten Rechnungen gemäß der Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung (ERechV) als elektronisch, wenn

  • sie in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden
  • das Format die automatische und elektronische Verarbeitung der Rechnung ermöglicht.

Wen und wann betrifft die Regelung?

Die Umsetzung sieht folgenden, rechtlich bindenden Zeitplan für die elektronische Rechnungserstellung ab einer Rechnungshöhe von 1.000 EUR vor:

  • ab dem 18. April 2020: für Länder und Kommunen (in Abhängigkeit vom jeweiligen Landesrecht)
  • ab dem 27. November 2020: für alle Lieferanten und Dienstleister des Bundes und sukzessive der Länder und Kommunen – also auch für Immobilien- und Bauunternehmen, die Auftragnehmer der Öffentlichen Hand sind

Übrigens: Wenn von öffentlichen Auftraggebern gesprochen wird, dann sind nicht nur die klassischen Behörden auf Bundes-/Landesebene gemeint. Eine Vielzahl von Unternehmen, die mehrheitlich in öffentlicher Hand sind, wie Energieversorger, Unternehmen des Straßenbaus und Entsorgungswirtschaft sowie Krankenhäuser, Schulen/Universitäten sowie kulturelle Einrichtungen gehören ebenfalls dazu.

Die Chancen aus der gesetzlichen Vorgabe

Viele Unternehmen haben bereits ihr Zahlungs- und Rechnungsmanagement weitgehend digitalisiert. Nicht selten kommen dabei allerdings interne ERP-Systeme zum Einsatz, die in der Regel nicht den kompletten Workflow – vom Eingang, der Erfassung, über Prüfungen, Genehmigungen bis hin zu Freigaben und Verbuchungen – vollumfänglich abdecken.

Doch mit dem Blick in die Zukunft muss sich jedes Unternehmen dann eine Reihe von Fragen stellen. Wie zum Beispiel:

  • Erfüllen diese Systeme bereits die EU-Richtlinien und Normen für die zukünftig verpflichtenden E-Rechnungen?
  • Wenn nicht: Wie aufwendig (zeitlich und finanziell) ist es, diese dort zu implementieren?
  • Wie kann ich einen kompletten, automatisierten Workflow aller meiner Geschäftsvorgänge abbilden?
  • Wie kann ich die Ressourceneffizienz meiner Belegschaft steigern?
  • Wie kann ich mögliche Schnittstellen mit Geschäftspartnern und Dienstleistern sicherstellen?

Eine Lösung für diese Fragestellungen kann z.B. die Verknüpfung mit einer webbasierten Plattform darstellen, wie sie Eucon mit dem KI-gestütztem Rechnungsmanagement-Tool „SmartInvoice“ anbietet.

Warum künstliche Intelligenz (KI)?

Maschinen lernen schneller und bilden Prozesse in Echtzeit ab, die durch den Menschen nur schwer und äußerst aufwendig dargestellt werden können. Dies bezieht sich auf die Menge der zu verarbeitenden Rechnungen, ihre Kategorisierung und automatische Ablage. Wo früher umständlich nach dem Zeitraum der Beauftragung oder der genauen Firmierung des Dienstleisters im System gesucht werden musste, reicht heute die einfache Eingabe eines Schlagworts – um unmittelbar zur gesamten Dokumentation des jeweiligen Vorgangs zu gelangen.

Machine Learning bedeutet unter anderem, dass im laufenden Betrieb aus einer (definierten) Erhebungszahl Ableitungen getroffen werden können. So ist es möglich, aus einer Vielzahl von Rechnungen diverse Leistungspositionen preislich zu erfassen und zu vergleichen. Damit lassen sich dann Durchschnittspreise ermitteln, was d hilfreich bei Neu- bzw. Nachverhandlungen sein kann.

Weitere Anwendungsmöglichkeiten können beispielsweise auch eine sofortige Identifizierung von Änderungen der Kundendaten oder Bankverbindungen, die rechtzeitige Wahrnehmung eingeräumter Skonti oder die Vermeidung von Doppelzahlungen bei sogenannten „Rechnungsdubletten“ sein.

Und zu guter Letzt können Sie natürlich auch die Prozesse und Workflows qualitativ auswerten und optimieren. Ihre Kunden und Partner werden es Ihnen danken.

Fazit

Dass die E-Rechnung gesetzlich verpflichtend für alle öffentlichen Auftraggeber und bald auch Auftragnehmer wird, ist konsequent und richtig. Unternehmen müssen sich darauf einstellen und die technischen Voraussetzungen schaffen. Viele sind in der Entwicklung bereits sehr weit, manche stehen noch vor einer Herkules-Aufgabe. Aber die Umsetzung der gesetzlichen Vorgabe bietet auch Chancen, die notwendigen Systemanpassungen mit der Generierung von Mehrwerten zu verbinden. Webbasierte Plattformen bieten hierfür die Möglichkeit, bereits vorhandene Tools in einem überschaubarem Zeitraum zu installieren und mit einem laufendem System über Schnittstellen zu verknüpfen. Der größte Aufwand entsteht in der strukturierten Vorarbeit und der Definition der Ziele, Prozesse und Anforderungen für dieses Vorhaben. Hierfür bieten sich breit aufgestellte Digitalunternehmen mit langjähriger Markterfahrung als Berater an.

Verfasst von Eucon Digital GmbH