(E-)Rechnungsmanagement für die Immobilienbranche: Wo Expertise auf Effizienz trifft

SmartInvoice beschleunigt die Datenerfassung durch präzise Klassifizierung unterschiedlicher Dokumenten- und Rechnungstypen – einschließlich E-Rechnungen. Unsere Lösung erkennt automatisch, ob es sich um eine Rechnung, Mahnung, Gutschrift, Stornierung oder einen anderen Dokumenttyp handelt. Darüber hinaus klassifiziert SmartInvoice den Rechnungstyp und identifiziert, ob eine Rechnung umlagefähig ist, ob es sich um eine Dauerbuchung handelt oder ob sie Instandhaltungskosten oder beispielsweise einen Versicherungsschaden betrifft.

SmartInvoice erkennt automatisch potenzielle Duplikate in den bearbeiteten Rechnungen und verringert damit das Risiko von Doppelbuchungen erheblich. Die Kriterien für die Duplikaterkennung sind flexibel gestaltet und lassen sich individuell an die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens anpassen. Sobald eine Doppelbuchung identifiziert wird, erhält der zuständige Sachbearbeiter sofort eine Benachrichtigung, um die relevanten Rechnungen zu überprüfen. Dabei kann er sowohl die erkannten Duplikate als auch die zugehörigen Rechnungen einsehen und bei Bedarf Anpassungen vornehmen. Die Rückweisung erfolgt ebenfalls nahtlos und nachvollziehbar direkt innerhalb von SmartInvoice.

Unsere automatische Vollständigkeitsprüfung gewährleistet, dass Rechnungen den Anforderungen des § 14 des Umsatzsteuergesetzes entsprechen. SmartInvoice erkennt fehlende essenzielle Angaben und informiert die Rechnungsbearbeiter sofort, wenn Informationen wie Rechnungsnummer, Leistungszeitraum, Leistungsempfänger, Steuernummer oder andere gesetzlich vorgeschriebene Details fehlen. Im Falle fehlerhafter Rechnungen erhalten die zuständigen Bearbeiter eine intuitive Anleitung zur Rückweisung der entsprechenden Dokumente. Die E-Mail-Adresse wird automatisch aus der Rechnung übernommen, und vorformulierte Textbausteine erleichtern die Kommunikation. Der Kreditor kann direkt aus SmartInvoice heraus per E-Mail benachrichtigt werden.

Mit SmartInvoice können nicht nur Kreditoren, die fehlerhafte Rechnungen eingereicht haben, kontaktiert werden. Auch Partnerunternehmen wie Verwalter, Planer und Architekten haben die Möglichkeit, Rechnungen direkt in SmartInvoice zu prüfen. Sie können unkompliziert per E-Mail über einen gesendeten Link kontaktiert werden, ohne dass ein SmartInvoice-Account erforderlich ist, um externe Freigaben zu erteilen. Zusätzlich ermöglicht SmartInvoice eine einfache Weiterbelastung von Rechnungen. Diese können auf individuell anpassbarem Briefpapier direkt an die jeweiligen Empfänger versendet werden. Weiterbelastungsrechnungen lassen sich direkt in SmartInvoice erstellen und unkompliziert per E-Mail an Empfänger wie beispielsweise Mieter versenden.

Unsere innovative Technologie erstellt automatisch kontierungsrelevante Vorschläge auf Basis von Künstlicher Intelligenz. Historische Rechnungen und Kontierungen werden analysiert, um die KI auf unterschiedliche Rechnungssachverhalte zu trainieren. Diese historischen Daten werden attributsbezogen mit aktuellen Rechnungen verknüpft und dienen als Grundlage für präzise Kontierungsvorschläge. Die historischen Informationen sind jederzeit einsehbar und direkt mit dem aktuellen Vorgang verbunden. Zudem ermöglicht unser System die Erstellung mehrerer Kontierungszeilen pro Vorgang sowie die Aufteilung der Kontierung auf verschiedene Vorgänge.

Mit Flex-Routing gestalten Sie Ihre Freigabeprozesse individuell und flexibel, ganz ohne den Einsatz von Entwicklern. Rechnungen können beispielsweise automatisch freigegeben werden, basierend auf dem Parameter „Betragsvolumen“, bis zu einem von Ihnen festgelegten Betrag. Diese Rechnungen werden dann direkt in SAP gebucht, was den Workflow erheblich beschleunigt.

Freigegebene Buchungsdaten werden automatisch als Geschäftsvorfälle in Ihrem Buchungssystem angelegt und verbucht, da der gesamte Freigabeprozess bereits in SmartInvoice durchgeführt wurde. Die Buchungsdaten werden auf einem SFTP-Server gespeichert und täglich von den entsprechenden Systemen abgerufen, was die Integration mit ERP-Systemen erheblich vereinfacht. Zudem kann der Import und Export der Daten flexibel vom Administrator konfiguriert werden.