KI-basierter (E-)Rechnungsworkflow für die Immobilienbranche

SmartInvoice ermöglicht eine präzise Klassifizierung verschiedenster Dokumenten- und Rechnungstypen. Die Lösung erkennt, ob es sich um eine (E-)Rechnung, Mahnung, Gutschrift, Stornierung oder einen anderen Dokumententyp handelt. Darüber hinaus klassifiziert SmartInvoice den Rechnungstyp und stellt fest, ob eine Rechnung umlagefähig ist, eine Dauerbuchung, Instandhaltungskosten oder beispielsweise einen Versicherungsschaden betrifft.

Der automatisierte Duplikatencheck verringert den manuellen Aufwand und minimiert das Risiko von Doppelbuchungen. Die strukturierte Bearbeitung aller Rechnungen in unserem Workflow schafft die Grundlage für erhöhte Datentransparenz und -intelligenz. Unsere Lösung SmartInvoice erkennt automatisch Duplikate unter den verarbeiteten Rechnungen. Die Kriterien für die Duplikaterkennung sind flexibel konfigurierbar und können individuell angepasst werden. Im Falle einer Duplikatenerkennung wird der zuständige Sachbearbeiter benachrichtigt, um die entsprechenden Rechnungen zu prüfen. Dabei können potenzielle Duplikate sowie die zugehörigen Rechnungen eingesehen und bei Bedarf korrigiert werden. Auch die Rückweisung erfolgt direkt und nachvollziehbar innerhalb von SmartInvoice.

Die automatische Vollständigkeitsüberprüfung identifiziert Rechnungen, die nicht den Vorgaben des § 14 des Umsatzsteuergesetzes entsprechen. SmartInvoice generiert automatisch Hinweise, die Rechnungsbearbeiter darauf aufmerksam machen, wenn wesentliche Angaben fehlen, wie beispielsweise Rechnungsnummer, Leistungszeitraum, Leistungsempfänger, Steuernummer oder andere verpflichtende Informationen. Bei fehlerhaften Rechnungen werden die zuständigen Bearbeiter intuitiv angeleitet, die jeweiligen Rechnungen zurückzuweisen. Die E-Mail-Adresse wird automatisch aus der Rechnung übernommen, vorformulierte Textbausteine stehen zur Verfügung, und der Kreditor kann direkt aus SmartInvoice per E-Mail benachrichtigt werden.

Über SmartInvoice können nicht nur Kreditoren kontaktiert werden, die fehlerhafte Rechnungen eingereicht haben. Auch Partnerunternehmen wie Verwalter, Planer oder Architekten haben die Möglichkeit, Rechnungen in SmartInvoice zu prüfen. Diese können durch den Versand eines Links per E-Mail kontaktiert werden und benötigen keinen SmartInvoice-Account, um externe Freigaben zu erteilen. Darüber hinaus bietet Smartinvoice die Möglichkeit, Rechnungen unkompliziert weiterzubelasten und diese auf individuell anpassbarem Briefpapier direkt an den jeweiligen Empfänger zu versenden. Weiterbelastungsrechnungen können direkt in SmartInvoice erstellt und per E-Mail an die jeweiligen Empfänger, wie beispielsweise an Mieter, versendet werden.

Unsere Technologie generiert automatisch KI-basierte Kontierungsvorschläge. Dabei werden historische Rechnungen und Kontierungen eingelesen, um die KI auf verschiedene Rechnungssachverhalte zu trainieren. Diese historischen Daten werden attributsbezogen mit aktuellen Rechnungen verknüpft und bilden die Grundlage für präzise Kontierungsvorschläge. Die historischen Daten sind jederzeit einsehbar und mit dem aktuellen Vorgang verknüpft. Zudem sind mehrere Kontierungszeilen pro Vorgang möglich, ebenso wie ein Kontierungssplit auf verschiedene Vorgänge.

Flex-Routing ermöglicht es, Freigabeprozesse individuell und flexibel anhand verschiedener Parameter zu konfigurieren – ganz ohne Entwickleraufwand. So können Rechnungen beispielsweise basierend auf dem Parameter „Betragsvolumen“ bis zu einem festgelegten Betrag automatisch freigegeben und direkt in SAP gebucht werden.

Bereits freigegebene Buchungsdaten werden als Geschäftsvorfälle im Buchungssystem angelegt und automatisch verbucht, da der Freigabeprozess zuvor in SmartInvoice erfolgt ist. Die Buchungsdaten werden auf einem SFTP-Server abgelegt und täglich von den jeweiligen Systemen abgerufen, was die Integration mit ERP-Systemen erheblich vereinfacht. Der Import und Export der Daten ist für den Admin-User flexibel konfigurierbar.