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Automatisieren Sie die Prozesse im Real Estate Management
Mit digitalen Prozessen zu einem effizienten Dokumenten-Workflow.
Für mehr Transparenz und weniger Kosten bei der Bewirtschaftung von Gewerbeimmobilien.
Kontaktieren Sie uns
DIGITALER DOKUMENTEN-WORKFLOW
Die Bearbeitung von gewerblichen Dokumenten ist in der Regel ein ineffizienter und fehleranfälliger Prozess. Wir analysieren Ihre Geschäftsprozesse und bringen sie auf das nächste Level: Wir digitalisieren Ihren Dokumenten-Workflow und verwandeln unstrukturierte, manuelle Prozesse in automatisierte Abläufe, die Zeit und Kosten senken und Transparenz schaffen.
Die KI-basierte-Plattform für das digitale Rechnungsmanagement „SmartInvoice“ wurde als Best Practice Innovation 2019 ausgezeichnet. ZIA Innnovationsbericht 2019 ›
SMARTINVOICE – DIGITALER RECHNUNGSWORKFLOW FÜR GEWERBEIMMOBILIEN KURZ ERKLÄRT
über 1 Mio.
Stammdaten
>9 Mrd. €
umgesetztes Rechnungsvolumen
<4 Tage
vom Upload bis zum Archiv
DIGITALISIERUNG UND STRUKTURIERUNG
Unabhängig von Eingangskanal und Dokumententyp erfassen wir sämtliche Fachdaten und bringen sie in ein strukturiertes, digitales Format. Die Fachdatenextraktion sorgt so für eine umfassende Übersicht, die eine effiziente Verarbeitung und Auswertung aller relevanten Informationen ermöglicht.
DATENVALIDIERUNG
Die erfassten Daten werden automatisch validiert, sodass alle Werte fehlerfrei mit den richtigen Prozessen verknüpft werden. Fehlerhafte oder unvollständige Dokumente aufgrund von fehlenden gesetzlich vorgeschriebenen Rechnungsinhalten oder falschen Rechnungsbeträgen werden automatisch aussortiert.
Datenanreicherung
Der bestehende Datensatz wird mit weiteren Daten angereichert, die aus internen oder externen Quellen wie Mailverkehr, ERP-Systemen oder Verträgen gewonnen werden. Auf diese Weise werden fundierte Erkenntnisse gewonnen und eine optimierte Weiterverarbeitung durchgeführt.
PRIORISIERUNG und WEITERLEITUNG
Die Dokumente werden gemäß ihrer Fälligkeit priorisiert und in die fachlich richtigen Kanäle weitergeleitet. Bearbeitungs- und Vertretungsregeln schaffen dabei einen geordneten Arbeitsfluss, der optimierte Abläufe garantiert.
Ergebnis: Vermeidung von Mahngebühren, Nutzung von Skonto-Vorteilen, schnelle Reaktion auf Beschwerden und Einhaltung der Service-Level-Vereinbarungen.
Kontierung
Durch den Einsatz semantischer Textanalyse und selbstlernender KI-Systeme werden Leistungsbeschreibungen und Rechnungspositionen automatisch in Buchungsinformationen transformiert. Die Transformation basiert auf einem Kontenplan, der für jede Organisation individuell ist, aber auf einheitliche Lernmengen zurückgreift. Dadurch werden Abläufe in der Buchhaltung standardisiert und wesentlich beschleunigt.
Virtueller Arbeitsplatz
Hand in Hand: Der webbasierte Mitarbeiterarbeitsplatz legt Ihren Experten alle Vorgänge so vor, dass diese von ihnen mit wenigen Klicks geprüft, freigegeben, abgelehnt oder weitergeleitet werden. Rollen- und rechtsspezifische Inhalte werden mit automatisch generierten Hinweisen, aktuellen Aufgaben, spezifischen Sichtmasken und Auswertungsmöglichkeiten verknüpft. Geschäftsprozesse werden so beschleunigt und effizienter abgeschlossen.
MONITORING und REPORTING
Alle Vorgänge werden übersichtlich in Ihrem persönlichen, sicheren Data Warehouse bereitgestellt. Das Management-Dashboard lässt Kennzahlen im Blick behalten, den Bearbeitungsstatus abrufen und unkompliziert sekundenaktuelle oder historische Auswertungen durchführen. Frühwarnsysteme erkennen sofort Felder mit dringendem Handlungsbedarf und sorgen für eine optimierte Steuerung der Prozesse.
Was unsere Kunden sagen
„Für unser Rechnungsmanagement nutzen wir die intelligenten Verfahren von Eucon. Mittels KI-Technologie digitalisieren und validieren wir eingehende Dokumente und stellen sicher, dass der gesamte Rechnungsbearbeitungsprozess entlang eines rein digitalen Pfades zügig erfolgen kann. In der Vergangenheit war die Verwaltung unseres Gewerbeimmobilien-Bestands mit viel manueller Arbeit verbunden. Das ist dank der Zusammenarbeit mit Eucon jetzt Geschichte. Die Resultate sprechen für sich: Die Bearbeitung eines Rechnungsbelegs von der rechnerischen und sachlichen Prüfung bis zur kompetenzgerechten Freigabe hat sich signifikant reduziert. Darüber hinaus besteht nunmehr eine vollumfängliche Transparenz über den jeweiligen Bearbeitungsstatus und eine abschließende Dokumentation des gesamten Vorgangs. Auch ist es uns gelungen, mit der plattformorientierten Lösung die Datenqualität sukzessive zu erhöhen.“
Abteilungsleiter Datenmanagement, Reporting Services & Systeme
„Eine starke Positionierung im Wettbewerb ist das A und O für Immobilienunternehmen. Effiziente und fehlerfreie Prozesse ebnen den Weg dorthin. Mit den innovativen Lösungen von Eucon zur Optimierung der Digitalisierungsprozesse im Real Estate Management erhalten wir wirksame Unterstützung, die nachhaltig den Grundstein für einen automatisierten und somit auch schlankeren Rechnungsweg bei STRABAG Property and Facility Services legt. Unseren Zeit- und Arbeitsaufwand konnten wir so deutlich reduzieren. Die daraus resultierenden geringeren Prozesskosten – bei gleichzeitiger Erhöhung der Qualität und Transparenz – steigern unsere Wettbewerbsfähigkeit enorm. Dank Eucon können wir zudem zeitnah die Bewertung von Prozessen und Wirtschaftsanalysen umsetzen.“
Leiter Property Management
"Mit SmartInvoice lassen sich Durchlauf- und Bearbeitungszeiten von Rechnungen erheblich verkürzen. Ein KI-basiertes Rechnungsmanagement führt zu mehr Qualität, höherer Kundenzufriedenheit und verbesserter Wettbewerbsfähigkeit. Das ist für mich ein entscheidender Vorteil."
Geschäftsführer, Ampega Real Estate