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Verbessern Sie Ihre Wettbewerbsfähigkeit im Real Estate Management 

Mit digitalen Prozessen zu einem effizienten Dokumenten-Workflow.
Für mehr Transparenz und weniger Kosten bei der Bewirtschaftung von Gewerbeimmobilien.


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ein digitaler und schlanker dokumenten-workflow senkt ihre prozesskosten und steigert ihre wettbewerbsfähigkeit

Die Bearbeitung von gewerblichen Dokumenten ist in der Regel ein ineffizienter und fehleranfälliger Prozess. Wir analysieren Ihre Geschäftsprozesse und bringen sie auf das nächste Level: Wir digitalisieren Ihren Dokumenten-Workflow und verwandeln unstrukturierte, manuelle Prozesse in automatisierte Abläufe, die Zeit und Kosten senken und Transparenz schaffen.

Bei diesen Chancen unterstützen wir Sie

Prozesse
  • Optimierung und Beschleunigung der administrativen Abläufe im Bereich der Dokumentenverarbeitung, Prüfung, Aufgabenrouting und Analyse
  • IT-gestützte Workflowsteuerung, nahtlos verknüpft mit bestehenden Systemlandschaften
  • Rollenspezifische virtuelle Arbeitsplätze für operative und Monitoring-Aufgaben
Dokumentenverarbeitung
  • Extraktion und Strukturierung relevanter Informationen aus Quellen unterschiedlicher Art und verschiedener Formate
  • Prüfung von Dokumenteninhalten auf ihre Richtigkeit und Vollständigkeit
  • Verknüpfung mit weiteren Daten und Systemen
Bewertung, Analyse & Monitoring
  • Erstellung von strukturierten Daten als Basis für detaillierte Analysen und Immobilien Due Diligence
  • Analyse und Feststellung von Fallverlaufsmustern sowie Prognoseerstellung
  • Frühwarnsysteme und Echtzeit-Prozesscontrolling

DIGITALER DOKUMENTEN-WORKFLOW FÜR GEWERBEIMMOBILIEN KURZ ERKLÄRT

Wir ermöglichen eine effiziente Bewertung und Verarbeitung jeglicher Art von Dokumenten

Rechnungen
Verträge
Mahnungen
Zählerkarten

DIGITALISIERUNG UND STRUKTURIERUNG

Unabhängig von Eingangskanal und Dokumententyp erfassen wir sämtliche Fachdaten und bringen sie in ein strukturiertes, digitales Format. Die Fachdatenextraktion sorgt so für eine umfassende Übersicht, die eine effiziente Verarbeitung und Auswertung aller relevanten Informationen ermöglicht.

DATENVALIDIERUNG

Die erfassten Daten werden automatisch validiert, sodass alle Werte fehlerfrei mit den richtigen Prozessen verknüpft werden. Fehlerhafte oder unvollständige Dokumente aufgrund von fehlenden gesetzlich vorgeschriebenen Rechnungsinhalten oder falschen Rechnungsbeträgen werden automatisch aussortiert.  

Datenanreicherung

Der bestehende Datensatz wird mit weiteren Daten angereichert, die aus internen oder externen Quellen wie Mailverkehr, ERP-Systemen oder Verträgen gewonnen werden. Auf diese Weise werden fundierte Erkenntnisse gewonnen und eine optimierte Weiterverarbeitung durchgeführt.

PRIORISIERUNG und WEITERLEITUNG

Die Dokumente werden gemäß ihrer Fälligkeit priorisiert und in die fachlich richtigen Kanäle weitergeleitet. Bearbeitungs- und Vertretungsregeln schaffen dabei einen geordneten Arbeitsfluss, der optimierte Abläufe garantiert.

Ergebnis: Vermeidung von Mahngebühren, Nutzung von Skonto-Vorteilen, schnelle Reaktion auf Beschwerden und Einhaltung der Service-Level-Vereinbarungen.

Kontierung

Durch den Einsatz semantischer Textanalyse und selbstlernender KI-Systeme werden Leistungsbeschreibungen und Rechnungspositionen automatisch in Buchungsinformationen transformiert. Die Transformation basiert auf einem Kontenplan, der für jede Organisation individuell ist, aber auf einheitliche Lernmengen zurückgreift. Dadurch werden Abläufe in der Buchhaltung standardisiert und wesentlich beschleunigt.

Virtueller Arbeitsplatz

Hand in Hand: Der webbasierte Mitarbeiterarbeitsplatz legt Ihren Experten alle Vorgänge so vor, dass diese von ihnen mit wenigen Klicks geprüft, freigegeben, abgelehnt oder weitergeleitet werden. Rollen- und rechtsspezifische Inhalte werden mit automatisch generierten Hinweisen, aktuellen Aufgaben, spezifischen Sichtmasken und Auswertungsmöglichkeiten verknüpft. Geschäftsprozesse werden so beschleunigt und effizienter abgeschlossen.

MONITORING und REPORTING

Alle Vorgänge werden übersichtlich in Ihrem persönlichen, sicheren Data Warehouse bereitgestellt. Das Management-Dashboard lässt Kennzahlen im Blick behalten, den Bearbeitungsstatus abrufen und unkompliziert sekundenaktuelle oder historische Auswertungen durchführen. Frühwarnsysteme erkennen sofort Felder mit dringendem Handlungsbedarf und sorgen für eine optimierte Steuerung der Prozesse.

Ihre Vorteile

GESCHWINDIGKEIT – Zeit gewinnen
  • Senkung der Gesamtbearbeitungs-
    dauer pro Fall/ Dokument
  • Erhöhung der Informations-
    geschwindigkeit
  • Beschleunigung der Arbeitsprozesse
  • Echtzeit-Prozessteuerung
EFFIZIENZ – Marge erhöhen
  • Senkung und/oder Vermeidung von direkten und indirekten Prozesskosten
  • Vermeidung von Mahngebühren, Nutzung von Skonto-Vorteilen
  • Weniger Arbeitsaufwand durch optimierte Prozesse
  • Vermeidung von Folgekosten durch den Einsatz von Frühwarnsystemen
TRANSPARENZ – Jederzeit informiert
  • Dezentraler Zugang zu strukturierten Informationen – in Echtzeit oder historisch
  • Rollen- und rechtespezifische Sichten, Aufgaben und Routingoptionen
  • Flexible Auswertungs- und Monitoringfunktionen
  • Detaillierte Bewirtschaftungsdaten als Grundlage für Immobilienbewertung
QUALITÄT – Höchste Standards nutzen
  • Einsatz von modernsten Technologien in jedem einzelnen Schritt des Prozessworkflows
  • Reduktion der Fehlerquote durch automatisierte Prozesse und optimierte Steuerungsmechanismen
  • Nahtlose Integration in bestehenden Systemen
  • Höchste Flexibilität aufgrund der modular aufgebauten Lösung

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